La rentrée scolaire s’accompagne souvent de bonnes résolutions professionnelles. Outre le besoin de relever de nouveaux défis, d’assumer de plus grandes responsabilités et de développer nos compétences, nous cherchons tous à optimiser notre temps. Malheureusement pour nous, les journées font, et elles feront encore et toujours, vingt-quatre heures.
Étant assez douée pour l’organisation et la planification, je vous partage des trucs pour être davantage en contrôle de votre agenda et vous éviter d’avoir l’étiquette de la personne qui passe sa semaine à dire à tout un chacun qu’elle est dans le jus.
Tout d’abord, prenez l’habitude, si ce n’est pas déjà le cas, d’utiliser un agenda électronique. Il sera ainsi facile de superposer vos différents calendriers tels que le personnel, le familial et le professionnel. Ainsi, vous aurez une vue d’ensemble de vos différentes obligations.
Pour que la magie du processus d’organisation fonctionne, vous devez être une personne assidue, rigoureuse et disciplinée dans la saisie de vos rendez-vous ainsi que des informations qu’ils contiennent. N’hésitez pas à fournir des droits d’accès en lecture ou en écriture à vos proches collaborateurs. Pensez à créer différents profils en fonction de la proximité de vos liens professionnels. Pour vos engagements qui requièrent de la discrétion, sélectionnez l’étiquette de rendez-vous privé ou confidentiel. Ainsi, vos confrères de travail seront informés de votre disponibilité sans toutefois connaître les détails croustillants de votre vie trépidante. Ce truc simple contribuera à diminuer le volume de courriels et d’appels téléphoniques que vous recevez et qui visent uniquement à vérifier votre emploi du temps.
Ensuite, convenez avec votre équipe de travail de plages horaires qui tiennent compte de vos différentes responsabilités personnelles et de vos choix de vie. Oui, vous avez le droit de venir au travail en vélo ou de prendre un cours de chant parce que ça vous fait du bien. Soyons honnête, nos meilleures idées professionnelles viennent très souvent en dehors des heures ouvrables de bureau. Une fois ces barèmes établis, figez votre calendrier en conséquence.
À l’arrivée au boulot, allouez-vous une quinzaine de minutes pour préparer les documents dont vous aurez besoin pour vos différentes réunions et profitez-en pour assurer un suivi de votre correspondance.
Soyez aimant et accordez-vous du temps pour vous restaurer. Prenez un petit quinze minutes supplémentaire pour mettre le nez dehors. Cette courte balade vous permettra de faire le plein d’oxygène et de vitamine D, vous aidera à réguler vos émotions ainsi que votre stress et pourra même vous aider dans la résolution de problèmes. Plusieurs combinaisons sont possibles mais, à titre d’exemple, je réserve une heure pour la plage horaire du midi et je la divise en tiers. Le premier étant destiné à m’alimenter, le second pour la balade et le dernier pour les retours d’appels et les réponses aux courriels.
Mais encore, soyez bienveillant envers vous et allouez-vous du temps pour besogner sur vos dossiers. Pendant ces périodes, évitez de consulter vos courriels ou de répondre au téléphone. Travaillant dans une aire ouverte, j’ai pris l’habitude de porter des écouteurs pour me créer une bulle de concentration et, par le fait même, indiquer aux autres ma non-disponibilité.
Dans tous les cas, n’hésitez pas à recourir aux services des geeks et des geekettes des services techniques de votre entreprise. Après cinq ans dans le secteur des technologies de l’information, je peux vous confirmer qu’ils adorent secrètement que l’on ait besoin d’eux.
Finalement, faites comme les grands gestionnaires de notre siècle et accordez-vous une heure par semaine pour réfléchir à de nouvelles idées ou projets à soumettre à votre équipe de direction. Papier, crayons ou grands tableaux blancs seront des alliés de votre créativité.
Amusez-vous, c’est juste du travail!