Celles et ceux qui me connaissent savent que mon métier est réceptionniste et adjointe administrative pour une compagnie de construction. Pour mon premier article de l’année 2018, je voulais rendre hommage aux réceptionnistes – adjoints administratifs – secrétaires. Vous ne le savez peut-être pas, mais notre métier est parfois ingrat. T’as bien raison si tu te dis que nous ne sauvons pas des vies, mais nous avons à dealer avec toutes sortes de monde. Un premier exemple ici, les messagers qui viennent chercher ou porter des documents de la part de compagnies avec qui nous faisons affaire ne sont pas de la haute société, crois-moi! Ma pire expérience avec un messager est quand il a commencé à dénigrer les travailleurs de la construction « puisque ce sont SES taxes qui les payent et que les travaux à l’avant de nos bureaux n’avancent pas depuis juillet » (nous sommes en décembre). En passant, il ne savait pas que nous étions une compagnie de construction. Il m’a fait plaisir de lui mentionner!!
LE TÉLÉPHONE n’est vraiment plus mon ami. Sérieusement, si tu m’appelles sur mon cellulaire, je réponds très rarement à moins que tu sois ma mère ou mon chum. Je passe mes journées à répondre au téléphone, donc j’ai une écœurite aiguë le soir et la fin de semaine. Je me permets de te donner un conseil, si tu appelles une compagnie et que c’est un humain qui te répond, sois donc poli!!! Nous voudrons beaucoup plus t’aider si tu es courtois que si tu es impoli! J’en ai fait niaiser, du monde au téléphone, parce qu’ils étaient impolis. Aussi, bonjour, s’il vous plait et merci sont la norme; utilise-les!
LES COURRIELS ne sont pas une messagerie instantanée. Je m’occupe de la boîte courriel générale de l’entreprise, donc je reçois plusieurs courriels par jour. Ainsi, si je ne te réponds pas dans les minutes suivant l’envoi de ton courriel, il n’est pas nécessaire de m’appeler pour m’informer que tu m’as envoyé un courriel. Je te répondrai en temps et lieu dans des délais normaux. C’est seulement agressant et ce ne sera probablement pas le premier que je vais traiter si tu m’appelles. Par contre, si c’est une urgence nationale, mentionne-le dans ton courriel! Encore une fois, même si c’est un courriel, sois poli. Utilise les phrases d’usage : S’il-vous-plait, cordialement, BONJOUR et merci sont toujours appréciés dans un courriel.
L’ACCUEIL DES INVITÉS est une partie importante de notre métier puisque nous sommes le premier contact avec l’entreprise. Je serai polie en toute circonstance, par contre, il est toujours agréable que l’invité.e soit tout aussi poli.e. Je t’offrirai un verre d’eau ou un café par politesse et je le ferai avec plaisir. Par contre, ne me donne pas ta recette du Starbucks. Je ne suis pas une barista.
L’ORGANISATION D’ÉVÉNEMENTS est la tâche principale que j’aime. Nous nous efforçons de rendre l’événement le plus marquant possible et nous travaillons sans relâche afin qu’il soit parfait. Ainsi, lorsqu’un collègue de travail ou un participant chiale sur l’évènement sans fondement, c’est blessant et fâchant. Les commentaires constructifs sont toujours les bienvenus puisqu’ils nous aident à améliorer l’événement pour les années futures. Une autre chose, les jours précédant l’événement, veuillez poser des questions PERTINENTES à son sujet. Par exemple, si tu me demandes comment t’habiller, c’est une question non pertinente. Fais la part des choses et regarde de quel genre est l’événement et où il se déroule. Tu réussiras à te répondre sans avoir à me poser la question. Je ne suis ni ta blonde ni ta mère!
En espérant que ceci t’aura donné quelques trucs pour avoir la réceptionniste – adjointe administrative – secrétaire à ton boulot dans ta poche!
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